Biuro w chmurze. Jak skutecznie przetwarzać dokumenty przedsiębiorstwa?

Codziennie stykamy się z dynamicznie zmieniającą się sytuacją rynkową. Z dnia na dzień zmieniła się rzeczywistość w kontekście trwającej pandemii. Wszystkie dziedziny życia – prywatne, zawodowe i biznesowe zmieniają polaryzację w celu dostosowania się do istniejącej sytuacji. Jedną z istotnych dziedzin biznesu jest dostęp do dokumentów i bezpieczne ich przechowywanie.

Tutaj właśnie przychodzi nam z pomocą technologia – wyjątkowo dynamicznie rozwijająca się w ostatnich latach – przechowywanie danych w chmurze i inteligentne przetwarzanie z pomocą mechanizmów chmurowych i wiele-set-krotnie większej mocy obliczeniowej w stosunku do maszyn lokalnych.

Okazuje się, że rynek IT w swoim rozwoju wyprzedził znacznie otaczającą nas rzeczywistość i przygotował narzędzia, po które wystarczy sięgnąć, aby rozwiązać problemy związane z zmianą sposobu pracy i pracą rozproszoną do której zostaliśmy zmuszeni.

Intelligent Indexing po krótkim procesie uczenia potrafi rozpoznać na udostępnionej fakturze nie tylko dane nagłówkowe (i otagować nimi dokument) ale nawet poszczególne pozycje i kwoty. Taki mechanizm daje niewyobrażalne możliwości przyspieszenia pracy w świecie, w którym dokumenty PDF lub nawet dokumenty papierowe stanowią większość informacji wpływającej do organizacji.

Inteligentne przetwarzanie danych w systemach chmurowych to oczywiście nie tylko prosty OCR umożliwiający przeszukiwanie dokumentów skanowanych, fotografowanych czy generowanych elektronicznie.
Inteligentne przetwarzanie pozwala nam uczyć system chmurowy określonych zachowań i reakcji po otrzymaniu dokumentu do analizy.

Każdy dokument istniejący w organizacji posiada - oprócz treści – szereg wartości i słów kluczowych charakterystycznych zarówno dla dokumentu jak i dla jego rodzaju. Innymi zestawami słów kluczowych (czy też tagami) opiszemy fakturę, innymi zamówienie a jeszcze inne będą charakterystyczne np. dla dokumentów HR. I ta właśnie cecha – rozpoznawania rodzajów dokumentów i pobierania w sposób automatyczny interesujących nas danych – wyróżnia inteligentne systemy przetwarzania.

W ramach jednego z naszych wdrożeń, zaoferowaliśmy i zrealizowaliśmy dla firmy JMK możliwość realizowania obiegu faktur zakupowych, wraz z rozpoznaniem i indeksowaniem wcześniejszych zamówień. Problemem dla klienta była duża liczba faktur, które były dostarczane do konkretnego zamówienia oraz konieczność kompletacji pakietu dokumentów. Sporym wyzwaniem była też automatyzacja kontroli kompletności na podstawie numerów zamówień, ilości oraz kwot całości zamówienie vs. Suma faktur.

Rozwiązanie i wdrożenie oparliśmy o system DocuWare Cloud – stanowiące podstawę rozwiązania oraz moduł Intelligent Indexig – jako silnik wykorzystujący proces automatycznego uczenia rozpoznawania i tagowania dokumentów.

DocuWare Cloud jest produktem używanym obecnie przez ponad 4 000 klientów, na całym świecie. Dzięki popularności systemu i ilości przetworzonych dokumentów – system doskonale sobie radzi z świeżo wprowadzonymi dokumentami. Rozpoznawanie samych dokumentów faktur jest procesem standardowym i relatywnie prostym w realizacji (DocuWare posiada setki tysięcy wzorców, a codziennie przybywają setki i tysiące nowych), posiada też unikalną cechę rozpoznawania nie tylko danych podstawowych dokumentu, ale również pozycje w dokumentach faktur.

Cecha ta stanowi wyjątek w systemach klasy DMS i BPM i jest bezpośrednim wykorzystaniem maszynowego uczenia do rozpoznawania między innymi faktur wielostronicowych, lub spójnych graficznie z danym standardem jednak posiadających cechy szczególne np. logo firmy. Aby proces był kompletny należało zaimplementować w systemie również możliwość rozpoznawania dokumentów zamówień – które to dokumenty nie są tak ujednolicone jak dokumenty faktur. Nasi inżynierowie zdefiniowali proces polegający na kompletowaniu dokumentów zamówień oraz przeprowadzili wstępne uczenie systemu które zaowocowało wysoką skutecznością rozpoznawania dokumentów zamówień.

Dzięki mocy obliczeniowej chmury oraz unikalnemu mechanizmowi DocuWare Intelligent Indexing, możliwe stało się zautomatyzowanie wprowadzania dokumentów, oraz automatyczna weryfikacja kompletacji pakietu. Takie rozwiązanie znacznie skróciło czas który firma JMK, z wieloma oddziałami w całej Polsce, musiała poświęcać na weryfikacje poprawności zgłoszeń.

Dodatkowym atutem okazał się dostęp do systemu – w pełni autoryzowany, realizowany za pomocą przeglądarki internetowej. Szeroka integracja rozwiązania DocuWare Intelligent Indexing, procesu kompletacji, integracji z systemem zamawiającego oraz systemu DocuWare DMS dostępnego z przeglądarki, spowodowała w krótkim czasie zauważalną różnice w czasie i komforcie obsługi dokumentów. Jednocześnie dostęp do kluczowych, z punktu widzenia procesu zakupowego, dokumentów – bez których przedsiębiorstwo nie może funkcjonować – za pośrednictwem autoryzowanego interfejsu WWW, nie spowodował kłopotów nawet dla osób, które swoje obowiązki w czasie pandemii wykonywały zdalnie pracując w systemie Home Office.

Klasyczne wdrożenie systemu informatycznego zazwyczaj wiąże się z wieloma niedogodnościami dla Klienta. Należy zadbać o dostęp analityków do pracowników i zasobów organizacji, zadbać o nową infrastrukturę serwerową, czasem sieciową. Klient ponosi duże koszty związane z licencjonowaniem systemów operacyjnych, systemów baz danych i licencji samego oprogramowania wraz z dorocznymi kosztami M&S. Dochodzą także koszty związane z kopiami bezpieczeństwa i bezpieczeństwem systemu informatycznego w aspekcie ogólnym. Zagrożeń i kosztów jak widać jest nie mało.

W systemie chmurowym z powyższej listy kosztów dodatkowych zostaje tak naprawdę tylko i wyłącznie konieczność przeprowadzenia Analizy przedwdrożeniowej. Jest to krok niezbędny, ale wykonywany w całości przez analityków. Analitycy posługując się swoim doświadczeniem przeprowadzają rozmowy z osobami odpowiedzialnymi za proces oraz z specjalistami IT klienta. Etap ten zakończony dokumentem analizy rozpoczyna właściwy proces wdrożenia.

Wszystkie kolejne etapy i obowiązki utrzymania systemu spadają na firmę dostarczającą usługę – w omawianym przypadku jest to DocuWare A.G. Firma z wieloletnim doświadczenie, współpracująca z serwerownią Microsoft Azure – zapewnia najwyższy poziom jakości. To dostarczyciel usługi dba o bezpieczeństwo systemu, kopię bezpieczeństwa, jego nieustanną i gwarantowaną pracę 24/7 zgodnie z umową podpisywaną na początku wdrożenia.

I to jest kolejna, niezaprzeczalna zaleta systemu chmurowego. Z własnego doświadczenia wiem, i trudno mi sobie wyobrazić, że mała, średnia lub nawet duża firma, jest w stanie zabezpieczyć swoją infrastrukturę IT na poziomie wyższym niż najbezpieczniejsze serwerownie w Europie na których działa Microsoft Azure – a na nich środowisko DocuWare Cloud.