W trosce o zdrowie i bezpieczeństwo pracowników wiele firm ponownie zdecydowało się na pracę zdalną. Ma ona pomóc w walce z trwającą pandemią. Niestety nadal wiele przedsiębiorstw nie przygotowało się na taki system pracy.
Odpowiednie przygotowanie do pracy zdalnej to nie tylko wyposażenie pracowników w niezbędne narzędzia – laptop, router czy akcesoria, ale przede wszystkim zapewnienie dostępu do dokumentów i zasobów firmy. Jednym z dostępnych rozwiązań na rynku są systemy DMS. DocuWare to nowoczesna platforma, która pozwala zarządzać, przetwarzać i wykorzystywać informacje biznesowe - centralnie, szybko i skutecznie. Kompleksowe możliwości i funkcjonalność rozwiązań służących do zarządzania dokumentami i przepływem pracy można zintegrować z dowolnym systemem informatycznym w celu cyfryzacji ręcznych lub papierowych procesów biznesowych w każdym dziale.
System jest dostępny jako rozwiązanie chmurowe, dzięki czemu można mieć do niego dostęp z dowolnego miejsca. Wyróżnia go maksymalna stabilność i wydajność przy niskich wymaganiach w zakresie utrzymania i konserwacji. DocuWare umożliwia kontrolę obiegów pracy i wykonywanie własnych zadań z domu lub w podróży. Do zalogowania potrzebna jest dowolna przeglądarka i łącze internetowe. Aplikacja umożliwia zatwierdzanie dokumentów a także wykonywanie wszelkich innych zadań będąc poza biurem.
Ogromnym atutem DocuWare jest funkcja inteligentnego katalogowania. Skany, dokumenty tekstowe, arkusze kalkulacyjne, prezentacje, maile, multimedia, itp. przechowywane są w przeszukiwalnych kartotekach. Funkcje inteligentnego indeksowania – Intelligent Indexing, indeksowania pełnotekstowego i sortowania zapewniają uprawnionym użytkownikom odpowiednie informacje w mgnieniu oka. Co więcej dzięki DocuWare Intelligent Indexing system sam uczy się inteligentnego przetwarzania dokumentów. Automatycznie rozpoznaje treści i pobiera dane, które są opisane przy pomocy tagów i tabel. To największa przewaga tego systemu nad innymi rynkowymi rozwiązaniami.
Wdrożenie DocuWare nie jest skomplikowanym procesem. Dzięki doświadczeniu i know-how inżynierów Komputronik Biznes proces ten przebiega sprawnie. Poprzedza go analiza potrzeb, audyt stanów zastanych, a następnie samo wdrożenie oraz szkolenia i utrzymanie systemu
komentuje Włodzimierz Urbański Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes
System DocuWare jest zaprojektowany do współpracy z każdą aplikacją w środowisku IT firmy. Stabilna integracja z systemami CRM, ERP lub HR umożliwia płynną digitalizację procesów i synchronizację danych. Pozwala to na szybkie i bezpieczne uzyskanie potrzebnych informacji, niezależnie od programu używanego do tworzenia, odbierania i przetwarzania treści.
Niezbędnik sprzętowy
Do efektywnej pracy potrzebny jest także odpowiedni sprzęt. Podstawą jest wydajny laptop. Wybór laptopa zależy od oczekiwań i zadań jakie trzeba na nim wykonać. Dlatego architekci czy graficy powinni przede wszystkim zwrócić uwagę na moc procesora, kartę graficzną oraz ilość pamięci RAM. Dla większości osób wystarczą standardowe konfiguracje, które pozwolą na sprawne tworzenie tekstów, zestawień w arkuszach kalkulacyjnych, prezentacji multimedialnych czy wysyłkę maili. Warto jednak wybrać laptopa z szybkim dyskiem SSD, który znacząco wpłynie na czas uruchamiania systemu i różnych aplikacji.
Podczas „home office” kontakt z innymi osobami ogranicza się do wirtualnych spotkań, dlatego każdy powinien pomyśleć o laptopie z internetową kamerą, a także wyposażyć się w słuchawki z mikrofonem, które pozwolą prowadzić telekonferencje i nie będą zakłócać spokoju innych osób.
Obowiązkowym wyposażeniem domowego biura jest wydajny router. W czasach domowej kwarantanny z Internetu korzystają także pozostali domownicy, do przeglądania newsów, oglądania filmów i seriali czy robienia zakupów online. Warto wyposażyć się w urządzenie, które utrzyma szybkość łącza i pozwoli cieszyć się wszystkim ze swobodnego dostępu do sieci.
Uzupełnieniem „home office” powinien być smartfon, który można skonfigurować ze służbową skrzynką mailową. Pozwoli on także być w kontakcie z innymi o każdej porze dnia, a także z jego pomocą można przeprowadzić video rozmowy, co może być bardzo przydatne.
Dla wielu firm proces przygotowania do pracy zdalnej jest ogromnym wyzwaniem. Nie zawsze w przedsiębiorstwach jest dział IT, który mógłby zadbać o dostęp do danych i ich bezpieczeństwo. Rozwiązaniem jest skorzystanie z oferty profesjonalnych firm, które zapewniają kompleksowe wsparcie. W pasażu Firma przygotowanym przez Komputronik można znaleźć szeroką ofertę sprzętową oraz usług dodatkowych, które zapewnią sprawną i bezpieczną pracę zdalną.
