Jak zarządzać przepływem dokumentów w organizacji?

07 września 2020

Postępująca informatyzacja firm i urzędów pokazała, że tradycyjny obieg dokumentów przestał spełniać współczesne wymogi komunikacji. Wymierne korzyści, polegające na oszczędności czasu podczas wprowadzania i wykorzystywania danych w formie elektronicznej, powodują, że coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Pozwala on analizować poprawność i doskonalić istniejące procesy.

Trzymanie dokumentów biurowych bez papieru wyłącznie na komputerze lub serwerze lokalnym stwarza ryzyko awarii twardego dysku, pożaru, powodzi lub włamania. W takim przypadku problem jest także zdalny dostęp do nich. Rozwiązaniem tego problemu jest system zarządzania dokumentami (DMS), pozwalający na przetwarzania wszystkich dokumentów w organizacji, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych.

Wdrożenie systemu daje przedsiębiorstwom wiele korzyści. To przede wszystkim wzrost ogólnej wydajności i produktywności (szacuje się o około 15-30%), lepsza kontrola kosztów, a przede wszystkim poprawa szeroko rozumianej komunikacji w firmie. W organizacjach, które wdrożyły DMS każdy dokument posiada swoją cyfrową kopię, a właściwa matryca uprawnień umożliwia poszczególnym pracownikom dostęp do archiwum w sposób gwarantujący wygodę i bezpieczeństwo. Elektroniczny obieg dokumentów, w przeciwieństwie do jego klasycznego odpowiednika, generuje nieporównywalnie większe korzyści w postaci oszczędności czasu realizacji zadań, eliminacji pomyłek oraz wprowadzenia mechanizmów kontrolnych wbudowanych w sam system.

Jak to wygląda w praktyce? Jednym z przykładów może być wdrożenie systemu Workflow wraz z modułem centralnego repozytorium dokumentów u największego producenta opon i wyrobów gumowych na świecie.

System, z którego korzysta ponad 150 użytkowników w kilkunastu krajach, realizuje 13 kluczowych procesów biznesowych. System posiada zaawansowany moduł raportowania oraz rozbudowany system powiadomień pracowników i ich przełożonych. Moduł „Aktywne formularze” wyświetla informacje na tych samych formatkach, w zależności od zakresu uprawnień użytkownika. Korzyści dla klienta to skrócenie czasu powstawania umów wraz z historią wersji, archiwizowanie historii wystąpień procesów, a także znaczące zwiększenie wydajności i komfortu pracy

komentuje Włodzimierz Urbański, Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes

Komputronik Biznes to integrator IT specjalizujący się w kompleksowej obsłudze firm i instytucji. Oferuje przyjazne narzędzia wspierające instytucje i przedsiębiorstwa w ich codziennych działaniach. Wspomagają one optymalizację realizowanych procedur i procesów biznesowych, dostarczając aplikacje w pełni dostosowane do indywidualnych potrzeb danego podmiotu, bez względu na jego wielkość.

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentami opiera o dwa rozwiązania: MovarchDMS i DocuWare. MovarchDMS to kompletny, autorski system elektronicznego udostępniania, archiwizacji i zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie oraz udostępniania elektronicznych obrazów dokumentów znajdujących się w archiwum papierowym. MovarchDMS umożliwia funkcjonalne archiwizowanie wszelkiego rodzaju dokumentów oraz szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów elektronicznych, zarówno dla użytkowników przedsiębiorstwa, jak i dla jego partnerów biznesowych. Wyróżnikami systemu są:

Dostęp do zarchiwizowanych dokumentów z dowolnego miejsca
Intuicyjny interfejs i nowoczesna architektura
Trwałe archiwizowanie dokumentów i udostępnianie według struktury uprawnień
Funkcjonalności: Integracja z LDAP, One Click Indexing, wersjonowanie, wiązanie dokumentów po atrybutach
Integracja z pozostałymi systemami rodziny Movarch oraz systemami Klienta
Dostęp do środowiska testowego w DEMO LAB Komputronik Biznes

DocuWare to system zarządzania dokumentami, umożliwiający składowanie i bezpieczne udostępnianie dokumentów według wymaganej struktury uprawnień. System obsługuje dowolne typy dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia. DocuWare importuje dokumenty, klasyfikuje je, umożliwia ich dalszy obieg i późniejsze wyszukiwanie. Dodatkowo system oferuje użytkownikowi zautomatyzowane wersjonowanie dokumentów oraz kojarzenie ze sobą różnych typów dokumentów (np. umowa może być skojarzona z Protokołem Odbioru Końcowego oraz z fakturą, powstałą na podstawie ww. dokumentów).

To co nas wyróżnia, to indywidualne podejście do każdego klienta. Przed każdym wdrożeniem przeprowadzamy rozmowy i analizy, które pozwalają nam poznać oczekiwania klienta. Dzięki temu ma on gwarancję, że otrzyma w stu procentach gotowy i dopasowany do swoich potrzeb system. Klienci chwalą sobie rozwiązanie DocuWare za optymalizację czasu pracy i gwarancję bezpieczeństwa. Stały rozwój oprogramowania w wersji chmurowej daje dostęp do wszystkich modułów, dzięki czemu klienci mogą w dowolnym czasie rozszerzyć system o nowe funkcjonalności, a miesięczny abonament pozostaje atrakcyjny cenowo

mówi Paweł Czubaj, Doradca Klienta Kluczowego w Komputronik Biznes

Uzupełnieniem oferty systemów archiwizujących są platformy BPM, które wspomagają kontrolę procesów biznesowych w przedsiębiorstwach.